Wann solltet ihr mit der Hochzeitsplanung anfangen?
Etwa eineinhalb Jahre vor der Hochzeit ist der ideale Start. Hier ist der Zeitplan, mit dem ich jede Hochzeit plane, Schritt für Schritt und mit festen Fristen.
Beginnt am besten eineinhalb Jahre vorher: Zuerst kommen Budget und Location, denn beliebte Locations und Fotografinnen sind oft weit über ein Jahr im Voraus ausgebucht. 9 bis 6 Monate vorher folgen die übrigen Dienstleister und die Papeterie. 4 Monate vorher gehen die Einladungen raus, und in den letzten 6 Wochen wird der Ablauf finalisiert. Kürzer geht auch, dann braucht es mehr Tempo und Flexibilität beim Datum.
Der Zeitplan im Überblick
18 bis 12 Monate vorher: das Fundament
- Budgetrahmen festlegen und Prioritäten klären: Was ist euch wirklich wichtig?
- Gästezahl grob schätzen, denn sie entscheidet über die Location.
- Locations vergleichen, besichtigen und buchen.
- Wunschtermin für die Trauung festhalten. Ein Standesamt könnt ihr meist erst etwa sechs Monate vorher fest reservieren.
10 bis 9 Monate vorher: das Designkonzept
- Moodboard erstellen: Farben, Stil, Materialien.
- Fotografie, Videografie und Musik buchen. Gute Dienstleister sind für Samstage im Sommer früh vergeben.
8 bis 6 Monate vorher: das Team komplett machen
- Floristik, Catering, Deko und Mobiliar buchen.
- Papeterie beauftragen und Save the Dates verschicken.
- Torte, Hair & Make-up, Shuttle und Kinderbetreuung klären.
4 Monate bis 4 Wochen vorher: die Details
- Einladungen verschicken, etwa vier Monate vorher.
- Ersten Ablaufplan erstellen, etwa drei Monate vorher.
- Menü, Getränke und Gästeliste finalisieren, Sitzplan erstellen.
- Zahlungsstand aller Dienstleister prüfen.
Die letzten 6 Wochen: Finalisierung
- Finaler Ablaufplan, abgestimmt mit allen Dienstleistern.
- Finale Gästezahl an Location und Catering melden.
- Plan B fürs Wetter festlegen.
- Briefings und Kontaktliste an alle Beteiligten.
Was, wenn ihr weniger Zeit habt?
Auch in sechs Monaten lässt sich eine wunderschöne Hochzeit planen. Dann hilft es, beim Datum flexibel zu sein, zum Beispiel ein Freitag oder ein Termin außerhalb der Hauptsaison, und Entscheidungen schneller zu treffen. Genau dafür ist eine Planerin mit Netzwerk wertvoll: Ich weiß, wer kurzfristig noch frei ist.
Wie ich das bei AM WEDDING mache
Jede Hochzeit läuft bei mir nach demselben Phasenmodell mit festen Fristen. So sehen wir jederzeit, was erledigt ist und was als Nächstes kommt, und ihr müsst nichts davon im Kopf behalten.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Planung einer Hochzeit?
Ideal sind etwa eineinhalb Jahre. Mit Planerin und etwas Flexibilität beim Datum geht es auch deutlich kürzer.
Was sollte man zuerst buchen?
Zuerst die Location, denn sie bestimmt Datum, Gästezahl und Stil. Danach Fotografie, Musik und Catering.
Wann verschickt man Save the Dates und Einladungen?
Save the Dates etwa 8 bis 6 Monate vorher, bei Hochzeiten im Ausland früher. Die Einladungen etwa 4 Monate vorher.
Wann muss man das Standesamt buchen?
Viele Standesämter nehmen Reservierungen etwa sechs Monate vor dem Termin an. Fragt bei eurem Standesamt nach, beliebte Termine sind schnell vergeben.
Annemarie WirtAusgebildete Hochzeitsplanerin aus Nürnberg. Mit AM WEDDING plane ich Hochzeiten in Franken, München, im Allgäu und in Italien.